Про нас
At Theo, we service the high-performance fiber laser solutions built by Maxphotonics and backed by over 20 years of innovation and a global team of experts. We ensure consistent performance and responsive support at every stage of our customers’ production journey.
Чому ця роль важлива
We are seeking a detail-oriented and proactive Service Operations Coordinator to support our Field Service Engineering (FSE) team and ensure smooth execution of global service operations. This role is mission-critical – it ensures that all U.S.-based service flows smoothly, compliantly, and on time by coordinating field activities, managing inventory and logistics, handling procurement and invoicing processes, and fostering effective communication across internal teams and international partners, with a focus on our China office.
This is more than a coordinator role — it’s an opportunity to help shape the future of our global service organization. The Service Operations Coordinator will have the mandate to build scalable systems, define best practices, and set the standard for customer support as we continue to expand worldwide.
What We’re Looking For:
Ми шукаємо високоорганізовану, винахідливу та надійну людину, яка процвітає у швидкоплинному, орієнтованому на надання послуг середовищі. Ви - людина, яка може жонглювати кількома пріоритетами, легко координувати рухомі частини і гарантувати, що ніщо не прослизне крізь щілини.
You’re comfortable managing logistics, documentation, and internal processes, and you’re not afraid to chase down answers—whether it’s tracking a shipment, following up with vendors, or working across time zones with our partners in China.
Ви повинні бути спокійними під тиском, здатними відповідати за результати та мати клієнтоорієнтоване мислення.
Щоб досягти успіху на цій посаді, вам знадобиться поєднання операційної кмітливості, уваги до деталей та вміння працювати як самостійно, так і в команді. Якщо вам подобається забезпечувати безперебійну роботу за лаштунками, ми хочемо почути саме вас.
Основні обов'язки:
- Field Coordination: Schedule and dispatch Field Service Engineers (FSEs) based on service needs and customer priorities.
- Travel Arrangements: Coordinate domestic and international travel for FSEs, including flights, accommodations, and visa requirements.
- Inventory Management: Track and manage service inventory, parts replenishment, and stock levels at multiple sites.
- Logistics & Shipping: Organize shipments for parts and tools, both inbound and outbound; work closely with logistics providers and customs as needed.
- Procurement & Financial Admin: Create and manage Purchase Orders (POs), Purchase Requisitions (PRs), Quotes, and Invoicing using internal systems.
- Pre-Ticket Qualification: Review and validate service tickets before dispatch; ensure proper documentation and scope of work are defined.
- Cross-Functional Communication: Liaise with the China-based service and support teams to follow up on parts, repairs, and escalations.
- Reporting & Follow-up: Maintain logs, reports, and trackers; follow up on open actions and service cases to closure.
Кваліфікація:
- Proven experience in a service coordination, logistics, or operations support role (preferably in a technical or engineering environment).
- Excellent organizational and multitasking skills with strong attention to detail.
- Proficient in Microsoft Office Suite; experience with ERP systems (e.g., SAP, Oracle, NetSuite) is a plus.
- Strong communication skills, both verbal and written.
- Ability to work cross-functionally and with international teams (experience working with teams in China is an advantage).
- Knowledge of shipping processes, inventory control, and procurement procedures.
- Ability to work under pressure in a fast-paced environment.
Preferred:
- Experience supporting field service or technical support operations.
- Familiarity with service ticketing systems (e.g., Salesforce, ServiceNow, HubSpot).
- Mandarin or bilingual skills are a plus, but not required.
Що ми пропонуємо:
- Конкурентоспроможна заробітна плата, пільги та комісійний пакет.
- Спільне та інноваційне командне середовище.
- Можливості для професійного зростання в компанії, яка цінує креативність та працьовитість.
Про роботу в Theo
Ми прагнемо виконувати роботу зі змістом, енергією та часом навіть трохи нешанобливо. Наш бренд означає звільнення від повільних, застарілих методів і демонстрацію світу швидшого та розумнішого способу зварювання. Ви станете частиною культури підтримки, де ваш внесок стимулює інновації, а ваші перемоги по-справжньому святкуються.
Як подати заявку:
Interested candidates should submit a resume and a detailed cover letter online: https://theo.inc/career or via email to: recruiting@theo.inc with title/subject “Service Operations Coordinator Application” highlighting why they’re the perfect fit for this role and how they plan to contribute to Theo’s success.
Кандидати повинні мати дозвіл на роботу в США.
THEO Laser Inc. є роботодавцем з рівними можливостями. Theo прагне до різноманітності та інклюзії і заохочує всіх кваліфікованих людей подавати заявки.